طراحی و چاپ فاکتور از جمله خدمات گروه طراحان اطلس می باشد و شما عزیزان اگر قصد ثبت سفارش این مورد را دارید پیش از چاپ باید با نکات مهم برای چاپ فاکتور آشنا شوید. امروزه فاکتور فروش یکی از ابزارهای تبلیغاتی بسیار مهم است که از نظر طراحی و چاپ نیز باید شکیل و زیبا انجام شود. اما فاکتورها از نظر ارزش و اعتبار و روش‌های طراحی و چاپ به انواع مختلفی دسته‌بندی می‌شوند.
فاکتور چیست؟
برگه یا سندی که توسط فروشنده به خریدار ارائه می‌شود و در آن خریدها و قیمت‌های توافق شده ثبت می‌شود. فاکتور فروش نامیده می‌شود. امروزه فروشندگان مطابق با خریدی که توسط خریدار انجام گرفته است فاکتور صادر می‌شود. در این برگه تجاری مواردی نظیر:
- مشخصات فروشنده
- مشخصات خریدار
- تاریخ خرید
- نوع کالا
- قیمت هر واحد کالای خریداری‌شده
- قیمت کل
و….. درج می‌شود. علاوه بر این مواردی که طبق توافق میان خریدار و فروشنده طی معامله انجام می‌شود نیز می‌تواند در فاکتور ذکر گردد. برای مثال نحوه پرداخت قیمت توسط خریدار , میزان بیعانه و پیش‌پرداخت و … در فاکتور نوشته می‌شود. همچنین ضمانت‌های خاصی که توسط فروشنده برای کالا و خدمات ارائه‌شده در نظر گرفته می‌شود نیز می‌تواند در فاکتور قید شود.
بررسی انواع فاکتور
نوع طراحی و نوع چاپ فاکتور و رسمی و غیررسمی بودن آن باعث پیدایش انواع مختلف فاکتور می‌شود. در اینجا به بررسی فاکتورهای مختلف و دسته‌بندی آن‌ها می‌پردازیم.
معرفی فاکتور بر اساس نوع طراحی آن
ازنظر طراحی فاکتورها به دو دسته سربرگ دار و بدون سربرگ تقسیم می‌شوند. فاکتورهای بدون سربرگ توسط فروشگاه‌های لوازم‌التحریر و فروشگاه‌های لوازم اداری به فروش می‌رسد. اگر شما فاکتور خاصی مدنظرتان باشد می‌توانید به‌صورت اختصاصی نسبت به طراحی و چاپ فاکتور سربرگ دار یا چاپ و طرحی فاکتور بدون سربرگ موردنظر اقدام نمایید.
معرفی فاکتور بر اساس نوع چاپ
نوع چاپ فاکتور نیز در دسته‌بندی آن مؤثر است. برای مثال مواردی که می‌تواند وجه تمایز فاکتورهای مختلف باشد شامل:
- جنس کاغذ
- تعداد برگه
- سایز کاغذ
- کاربن دار و بدون کاربن بودن برگه‌های فاکتور
- رنگ فاکتور
و سایر موارد می‌باشد.
تفاوت فاکتورها ازنظر تعداد برگه به‌این‌ترتیب است که فاکتورها را می‌توان به‌صورت ۲ برگی، ۳ برگی و یا ۴ برگی چاپ کرد. متداول‌ترین نوع فاکتورهای رسمی از نوع ۳ برگی بوده و فاکتورهای غیررسمی را معمولاً به‌صورت ۲ برگی طراحی و چاپ می‌کنند. ازنظر رنگ نیز فاکتورها را می‌توان به‌صورت :
- تک‌رنگ
- سیاه‌وسفید
- چاپ دورنگ
- چاپ چهار رنگ شامل رنگ‌های آبی، قرمز، زرد و مشکی
چاپ نمود.
برگ اول فاکتورها را می‌توان با استفاده از کاغذهای تحریر سفید ۸۰ گرمی طراحی و چاپ نمود و برای برگه‌های دوم و سوم و چهارم از کاغذهای رنگی با رنگ‌های زرد , آبی , سبز و یا صورتی با گرماژ ۶۰ و … استفاده نمود.
بهترین کاغذ برای صفحات بعدی کاغذ ۶۰ کرمی الوان اندونزی است که این مسئله بستگی به سفارش مشتری دارد. روش‌های چاپ فاکتور نیز شامل چاپ افست و چاپ دیجیتال است که البته برای چاپ افست بهتر است از کاغذ با کیفیت بالاتر از ۶۰ گرمی استفاده نمود زیرا کاغذهای با کیفیت پایین در این روش چاپ جواب نمی‌دهند.
هر مجموعه اعم از شرکت , سازمان , فروشگاه و حتی مغازه‌دار می‌تواند بر اساس نیازی که دارد اقدام به طراحی و چاپ فاکتور موردنیاز خود نماید.
نکات مهم برای چاپ فاکتور
روی هم قرار گرفتن خطوط و نوشته‌ها در چاپ برگه‌های بعدی فاکتور بسیار مهم است و این خطوط و نوشته‌ها باید دقیقه روی هم قرار گیرند. زیرا زمانی که ما در برگ اول چیزی می‌نویسیم این نوشته عیناً در برگه‌های بعدی نیز چاپ می‌شود. طراحی و چاپ فاکتور توسط چاپ افست از کیفیت بالاتری برخوردار است.
نحوه محاسبه قیمت فاکتور
قیمت چاپ فاکتور بر اساس معیارهای مختلف اعم از:
- تعداد نسخه‌ها
- کاربن دار یا بدون کاربن بودن نوع کاغذ
- نوع چاپ اعم از چاپ افست یا ریسو
- نوع کاغذ اعم از کاغذ الوان ایرانی یا اندونزی
- سایز و ابعاد در طراحی و چاپ فاکتور شامل سایزهای A4، A5 ، B4 و B5 و …
- صحافی فاکتور شامل سرچسب یا پرفراژ دار بودن
- شماره‌دار بودن یا بدون شماره بودن
آن مشخص می‌شود.
نرم‌افزارهای طراحی فاکتور
برای طراحی و صدور فاکتور می‌توان از نرم‌افزارهای مختلف استفاده نمود که تهیه فاکتور را بهتر و منظم‌تر انجام می‌دهند و این روند را نسبت به گذشته ساده‌تر کرده‌اند اما نرم‌افزار موردنظر برای طراحی فاکتور نیز باید دارای ویژگی‌های خاصی باشد که طراحی فاکتور را به‌صورت استاندارد انجام دهند. در اینجا با برخی از ویژگی‌های نرم‌افزار صدور فاکتور آشنا می‌شویم.
امکان شخصی‌سازی در فاکتور
این یک ویژگی مهم برای فاکتور است که بر اساس نوع کسب‌وکار و مشاغل طراحی و چاپ شود. کلیه اطلاعات مندرج در فاکتورها بر این اساس به‌صورت شخصی‌سازی طراحی می‌شوند این مسئله برای طراحی و چاپ فاکتور رسمی اهمیت ویژه‌ای دارد زیرا این فاکتورها حاوی اطلاعات مشخصی است.
فارسی سازی در طراحی فاکتور
از موارد مهم دیگر امکان فارسی سازی نرم‌افزار است. طراحی و چاپ فاکتور باید بر اساس زبان فارسی انجام شود در این میان انواع نرم‌افزارهای فارسی‌زبان وجود دارند که این نرم‌افزارها همچنین بر اساس روش‌های حسابداری داخلی و نیازهای قانونی در داخل کشور طراحی‌شده‌اند و می‌توانند نتیجه بهتری برای صدور فاکتور شما داشته باشند.
امکان تعریف واحدهای اندازه‌گیری
یکی از بخش‌های با اهمیت در فاکتورهای خرید و فروش این است که تعداد و یا میزان فروش مشخص شود. ازاین رو در طراحی و چاپ فاکتور باید از نرم‌افزاری استفاده کرد که قابلیت تعریف واحدهای اندازه‌گیری مختلف را داشته باشد. وزن , تعداد , بسته و … از این نوع موارد است.
امکان انجام محاسبات خودکار
محاسبه در فاکتورهای خریدوفروش بسیار ساده است و در آن معمولاً مواردی مثل:
- جمع کالاها
- فی یا قیمت هر کالا
- قیمت کل
- میزان مالیات واردشده در فاکتور
و … می‌باشد. یک نرم‌افزار طراحی فاکتور باید بتواند تمامی این محاسبات ساده را انجام دهد.
هماهنگی با سیستم حسابداری
در طراحی و چاپ فاکتور همچنین از نرم‌افزاری استفاده می‌شود که بتواند با سیستم‌های حسابداری مختلف هماهنگ شود. این نرم‌افزارها با پیچیده‌تر شدن فعالیت‌ها و پیشرفته‌تر شدن سیستم‌های حسابداری باید بتواند با آن‌ها هماهنگ شود و خروجی‌های لازم را ارائه نماید.
امکان ارائه گزارش‌های متنوع
نرم‌افزارها به کمک نمودارها و دیگر موارد امکان ارائه گزارش‌های مختلف و متنوع را دارند. این گزارش‌ها اطلاعات جالب و مفید را به‌راحتی در اختیار صاحبان کسب‌وکار قرار می‌دهد که در مدیریت و تصمیم‌گیری‌ها به آن‌ها کمک خواهد کرد. این گزارش‌ها شامل:
- میزان خریدوفروش
- گردش‌های مالی
- چک‌های دریافتی و پرداختی
- حواله‌های بین بانکی
و… می‌باشد.