همانطور که میدانید، فاکتور برگه ای با ماهیت تجاری است که توسط فروشنده و با توجه به خرید صورت گرفته جهت تحویل به خریدار صادر می گردد؛ فاکتورها انواع مختلفی دارند؛ که بر اساس ویژگی های متفاوت تقسیم بندی میشوند. از جمله این ویژگی‌ها می‌توان به سایز، درجه رسمیت، جنس برگه، طراحی، نوع چاپ، شروع شماره فاکتور و گرماژ کاغذ آن اشاره کرد؛ هرکدام از این ویژگی ها خاصیت متفاوتی به فاکتور می‌دهد و موجب میشود فاکتور، دارای کارایی‌های متنوعی باشد؛ که در این مطلب قصد داریم به بررسی هرکدام بپردازیم؛ شما عزیزان با آشنایی و درنظر گرفتن این ویژگی ها میتوانید مناسب ترین نوع فاکتور را برای کسب و کار خود انتخاب نمایید.
بررسی انواع فاکتور از نظر رسمیت
فاکتورها فارغ از ویژگی‌های ظاهری شان، از نظر اعتبار حقوقی در دو نوع رسمی و غیر رسمی طراحی و چاپ میشوند؛ فاکتورهای رسمی برای آن دسته از مشاغل و کسب و کارهای حقیقی و حقوقی که بایستی نسخه ای از فاکتور را به اداره مالیات تحویل دهند کاربرد دارند. در واقع چنین مشاغلی وظیفه داشته مالیات بر ارزش افزوده مشتری را نیز محاسبه نمایند. و در صورتی که افراد دارای این گونه مشاغل این نوع از فاکتورها را به اداره مالیات ارائه ندهند جریمه شده و بایستی مبلغی را به عنوان جریمه پرداخت کنند.
در مقابل این، فاکتور غیررسمی تنها برای اعلام قیمت و ارائه به مشتریان تهیه میشود؛ از این رو ممکن است بسیاری از ویژگی‌های فاکتور، رسمی را در بر نداشته باشد. طبیعی است که چنین فاکتوری در مراجع حقوقی نیز فاقد اعتبار است.
مرتبط بخوانید: چاپ فاکتور فروش و فاکتور رسمی
انواع فاکتور از نظر سایز
فاکتورها معمولا در دو سایز A4 و A5 طراحی و چاپ میشوند؛ از نظر قانونی هم فاکتور، رسمی می‌تواند در این دو سایز چاپ شود؛ اما طبق قاعده عرفی، اندازه فاکتور رسمی بهتر است A4 باشد، این باعث میشود تا اطلاعات متعددی که باید در فاکتور رسمی درج شود، براحتی و با در اختیار داشتن فضای کافی، در برگه درج شود.
اما در خصوص فاکتورهای غیررسمی، با توجه به اینکه هدف از تولید آن، ارائه به اداره امور مالیاتی نیست؛ می‌توان از هر سایز دلخواهی استفاده کرد.
تقسیم بندی فاکتورها مبتنی بر نوع طراحی
نوع طراحی فاکتورها نیز یکی دیگر از عوامل ایجاد تفاوت میان آن ها شده؛ از نظر طراحی، فاکتورها در دو نوع سربرگ دار و بدون سربرگ هستند. فاکتورهای بدون سربرگ را میتوانید به طور معمول در فروشگاه های لوازم التحریر و لوازم اداری به شکل آماده، خریداری نمایید. اما با این حال اگر فاکتور منحصر به فردی را نیاز داشته باشید، لازم است که بنا بر نیاز و سلیقه خود اقدام به طراحی و چاپ یک فاکتور خاص نمایید.
انواع فاکتورها از نظر جنس و گرماژ برگه
فاکتورها از نظر جنس و گرماژ کاغذ مورد استفاده نیز، تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند؛ در حقیقت مسئله روش استفاده از فاکتور، می‌تواند بر نوع کاغذ انتخابی موثر باشد. کاغذ تحریر ۸۰ گرمی، اولین و مناسب ترین گزینه برای چاپ فاکتور است. این کاغذ با چاپ توسط پرینتر کاملا هماهنگ بوده و اگر فاکتورها توسط نرم‌افزارهای صدور فاکتور تهیه شود، انتخابی بسیار عالی خواهد بود.
گزینه معمول و مورد استفاده دیگر کاغذ کاربن‌لس ۵۵ گرمی است. این نوع کاغذ برای فاکتورهایی که به‌صورت دستی تکمیل میشوند کاربرد دارد.
بررسی انواع فاکتور از نظر نوع چاپ
برای چاپ یک فاکتور، بایستی موارد مختلفی مثل جنس کاغذ، تعداد برگه، سایز کاغذ، کاربن‌دار و بدون کاربن بودن برگه ها و رنگ فاکتور و… مورد توجه و بررسی قرار بگیرند.
از نظر تعداد برگه فاکتور ها به دسته های ۲برگی، ۳برگی و ۴برگی تقسیم میشوند؛ علاوه بر آن امکان چاپ فاکتور ها در نمونه های تک رنگ، سیاه و سفید، چاپ دو رنگ، چاپ چهار رنگ ( آبی، قرمز، زرد و مشکی) وجود دارد.
فاکتورهای مختلف مبتنی بر شماره
از جمله ویژگی‌هایی که به فاکتورها رسمیت می‌بخشد؛ وجود شماره فاکتور، بر روی آن است؛ شماره فاکتور، با دستگاهی مخصوص و پس از مرحله چاپ روی فاکتورها درج میشود. این شماره قرمز رنگ، که حالتی برجسته دارد، روی هر برگه فاکتور، متفاوت است.
رعایت این ویژگی‌ها باعث میشود تا فاکتور، تولید شده، برای ممیز مالیاتی معتبر و قابل استناد باشد. موضوع مهم دیگر آغاز و تسلسل شماره سریال فاکتور است؛ مراجع قانونی عدد مشخصی را برای شروع شماره سریال فاکتورها تعیین نکرده‌اند؛ اما درباره تسلسل آن باید بیشترین دقت و حساسیت صورت گیرد. تجربه ثابت کرده است که یکی از نشانه‌های درستی حساب‌ها، وجود تسلسل در فاکتورهای ثبت شده است.
